Klassenfahrt Guide für Lehrer

Klassenfahrt Guide für Lehrer: von Antragsformular bis Zusatzversicherung

Ob Klassenfahrt mit spannendem Erlebnisprogramm oder Kursfahrt mit lehrreichen Workshops – die Möglichkeiten sind vielfältig. Doch eines ist allen gemeinsam: Auf die frühzeitige und sorgfältige Planung kommt es an. Woran sollte man als Lehrer vor, während und nach der Klassenfahrt denken? Welche gesetzlichen Regelungen sind zu beachten – welche Anträge zu stellen? Wie lässt sich die Reise finanzieren? Diese und weitere Fragen beantwortet der Klassenfahrt Guide für Lehrer mit hilfreichen Empfehlungen und praxisnahen Planungstipps.

Informationen sammeln für eine gelungene Klassenfahrt

Das neue Schuljahr hat begonnen und in wenigen Monaten steht eine gemeinsame Klassenreise an. Schon jetzt sollten Sie sich als Lehrer erste Gedanken über das Ziel und die Kosten machen. Sammeln Sie Informationsmaterial im Internet oder lassen Sie sich Prospekte zuschicken. Auch Vor-Ort-Erkundungen sind eine gute Möglichkeit, um das Reiseziel besser kennenzulernen. Holen Sie Kostenvoranschläge von Unterkünften und Transportunternehmen wie Bus oder Bahn ein. Für die preisgünstige und komfortable Übernachtung Ihrer Klasse sind die Jugendherbergen eine sehr gute Anlaufstelle.

Es gibt vielfältige Möglichkeiten, sich von Bund und Ländern sowie privaten Organisationen bei der Finanzierung Ihrer Klassenfahrt unterstützen zu lassen. Auch wenn dies in den meisten Fällen nur kleine Beträge sind, entlasten sie doch ein wenig die Klassenkasse.

Um nicht nur finanziell, sondern auch rechtlich abgesichert zu sein, lohnt sich der Blick ins Schulgesetz. Darin finden Sie unter anderem Informationen und Richtlinien zur:

• erlaubten Häufigkeit von Klassenfahrten pro Schuljahr
• benötigen Anzahl der Lehr- und Begleitpersonen
• Reisekostenregelung
• Formatierung von Anträgen

Leider stellt jedes Bundesland unterschiedliche Anforderungen an das Schulgesetz, sodass hier keine allgemeingültigen Regelungen aufgeführt werden können.

Lassen Sie Eltern und Schüler am Konzept mitwirken

Nach der groben Planung sollten die Eltern so detailliert wie möglich über Inhalte, Reiseziel, Kosten und eventuelle Zuschüsse zur Klassenfahrt informiert oder zu einem Elternabend eingeladen werden. Nur mit einem offenen Gespräch können Sie jeden erreichen und für Ihre Ideen begeistern. Denken Sie daran, dass der Klassenausflug den Schülern nicht nur eine Auszeit vom Alltag bieten, sondern auch auf die Inhalte des Lehrplans abgestimmt sein und teambildende Aspekte beinhalten sollte. Sind die Eltern umfassend informiert, ist eine schriftliche Einverständniserklärung – zur Teilnahme des Kindes und der Kostenübernahme – Grundvoraussetzung für die weitere Konzeption.

Fassen Sie alle Informationen für Eltern und Schüler noch einmal schriftlich zusammen, damit nichts vergessen wird. Wir unterstützen Sie gern mit den notwendigen Checklisten und Formularen. Für Ihre eigenen Unterlagen empfiehlt es sich, Anmerkungen der Eltern über notwendige finanzielle Unterstützung oder Erkrankungen einzelner Kinder zu notieren.

Das große Ganze: Unterkunft, Freizeitplanung, Dokumente und Finanzspritzen

Bevor Sie eine Unterkunft verbindlich buchen, sollten Sie in Erfahrung bringen, ob dafür eine Mitgliedschaft in einem Verband – zum Beispiel dem Deutschen Jugendherbergswerk (DJH) – notwendig ist. Die Jugendherbergen in Deutschland und weltweit bieten eine breite Palette an unterschiedlichen Ausstattungs- und Preiskategorien. Vom Bad im Zimmer über große Gemeinschaftsräume und Freizeitmöglichkeiten im Außenbereich bis hin zu speziellem Essen wird einiges geboten. Informieren Sie sich über die Größe und die Ausstattung der Jugendherberge sowie deren Lage im Ort. Wichtig für Allergiker, Vegetarier oder bestimmte Religionsangehörige: Sonderkostformen sind in der Jugendherberge kein Problem. Sind diese Fragen geklärt, geht es an die Freizeitgestaltung.

Da Ihre Klassenfahrt ein Erfolg werden soll, an den sich alle gern erinnern, sollten Sie nicht nur die pädagogischen Ziele und das Budget im Blick behalten. Orientieren Sie sich bei der Freizeitplanung auch an den Wünschen, Interessen und Fähigkeiten Ihrer Schüler. Buchen Sie in der Jugendherberge Ihrer Wahl zum Beispiel eines der zahlreichen Erlebnisprogramme, um die Klassengemeinschaft zu stärken und Ihren Schülern Natur und Spiel näher zu bringen. Alternativ stehen auch verschiedene Räumlichkeiten für musikalische Workshops oder Naturprojekte zur Verfügung. Auskünfte zu lokalen Freizeitangeboten erhalten Sie problemlos im Internet, bei der städtischen Tourist-Info, in Reiseführern oder direkt in Ihrer Unterkunft. Die Mitarbeiter der Jugendherberge stehen Ihnen gern mit Rat und Tat zur Seite. Planen Sie auch Schlechtwetter-Varianten mit ein, damit Ihre Klassenfahrt nicht ins Wasser fällt.

Dokumente und Listen sind der Grundstein jeder gelungenen Reise. Bringen Sie in Erfahrung, welche Reisedokumente benötigt werden. Sammeln Sie Telefonnummern und Adressen der Jugendherberge, des Transportunternehmens sowie der geplanten Ausflugsziele und teilen Sie diese den Eltern mit. Zu Ihrer Absicherung empfehlen wir, Teilnehmer- und Notfallkontaktlisten zu erstellen sowie einen Erste Hilfe Kasten stets griffbereit zu haben.

Für den Fall der Fälle – Reiserücktrittskostenversicherung

Alle Planungen sind abgeschlossen, Übernachtungen sowie Freizeitangebote in der Jugendherberge gebucht – und die Freude über die anstehende Klassenfahrt ist groß. Auch bei einer perfekten Organisation kann es vorkommen, dass die Klassenreise aus unvorhergesehenen Gründen nicht stattfinden kann oder doch nicht alle Schüler mitfahren. Nutzen Sie den günstigen Service der deutschen Jugendherbergen und schließen Sie im Vorfeld eine Reiserücktrittskostenversicherung ab. So sind Sie und Ihre Schützlinge auch bei einer spontanen Absage der Reise finanziell abgesichert und das Budget steht Ihnen für die nächste Klassenfahrt zur Verfügung.